Составляем карточку предприятия для ООО — образец

Составляем карточку предприятия для ООО — образец В каких случаях пригодится карточка предприятия? Что это такое?

Как оформить? И в каких ситуациях следует применять ее, а в каких — нет? Ответы на эти вопросы вы найдете в нашей статье. Карточка предприятия представляет собой документ, содержащий все данные о фирме, зарегистрированной в налоговых органах.

Составляем карточку предприятия для ООО - образец

Но это только внешний документ, поскольку есть и внутренний: в нем отражается информация о сотрудниках организации, их заработной плате. Карточка может быть составлена Обратите внимание!

Карточку следует оформлять не только в том случае, если организация зарегистрирована в государственных органах (ИФНС, Росстат, Пенсионный фонд и т. д.) и имеет счета в банках. Этот документ потребуется также, если вы собираетесь открыть новое обособленное подразделение (например, филиал или представительство) или внести изменения в устав фирмы. Кроме того, карточку следует оформить, если планируется сокращение штата и увольнение работников. О том, как правильно уволить работников, читайте в статье «Увольнение работников по сокращению штата».

Если работодатель использует электронный вариант карточки, то ее можно сформировать в специальном сервисе на официальном сайте ФНС.

Для этого при регистрации предприятия вам потребуется ввести свои ИНН, ОГРН и КПП. Внимание! Не забудьте, что организация должна зарегистрироваться в сервисе, поскольку без этого у нее не будет возможности формировать карточку, а значит и отправлять ее в ИФНС. Карточки могут быть сформированы в разных форматах.

При необходимости вы можете отредактировать файл карточки в формате PDF или XPS. На основании сформированной карточки инспекторы внесут запись о том или ином сотруднике в его личную карточку. Ее можно распечатать или отправить работнику по электронной почте. По закону вносить изменения в карточку запрещено.

Исключение — изменения реквизитов организации (название, адрес, банковские счета и т. п.).

После получения карточки работник может ее распечатать и сам заверить своей подписью. Это необходимо для того, чтобы исключить возможность передачи карточки третьим лицам. Таким образом, при использовании электронного сервиса у вас нет необходимости каждый раз заполнять карточку на бумаге. Достаточно сформировать один раз в своем сервисе и распечатать на принтере.

Кстати, карточка может быть представлена и в виде электронного документа без печати. Такая возможность предусмотрена законодательством. Например, по Закону РФ от 21 июля 1993 г. No 5485-I «О государственной тайне» сведения в области его обороны, внешней политики и экономики составляют государственную тайну. Их передача другим физическим или юридическим лицам возможна только при наличии специального разрешения руководителя организации.

Поэтому в вашем сервисе возможно представление карточки исключительно в электронном виде.

Важно! Если работник не представил вам карточку с электронной подписью, то в соответствии с законом он считается не имеющим допуска к гостайне. Соответственно, вы не сможете воспользоваться в отношении него всеми правами и льготами, установленными законом. Также, если по каким-либо причинам работодатель не сможет обеспечить доступ к госуслугам через Интернет, это будет являться основанием для отказа в доступе к ним.

В таком случае доступ к услуге не оформляется. Как открыть доступ к электронным государственным услугам? Чтобы открыть доступ для работы с электронными государственными услугами, руководитель организации должен подать заявку на подключение своей организации к системе электронного документооборота и подписать ее электронно-цифровой подписью. Электронно-цифровые подписи бывают двух видов: простые и усиленные.

Простое ЭЦП формируется с использованием букв, цифр и других символов, которые нельзя подделать. Усиленная подпись обладает сертификатом от удостоверяющего центра. Такой сертификат подтверждает подлинность данных, поэтому не может быть скопирован или подделан. Именно такой подписью вы подписываете карточки работников для доступа к электронным госуслугам.

Простая ЭЦП оформляется для всех организаций, усиленная для организаций и граждан. Заявление на открытие доступа подается в произвольной форме на бумаге. Для этого у руководителя организации должен быть образец заполнения или можно воспользоваться образцом, указанным ниже. В заявлении необходимо указать:

Название организации;

Адрес электронной электронной почты (e-mail) организации; ФИО и должность руководителя. Наименование организации и руководителя нужно писать в кавычках; Суть заявки: организация имеет желание подключить свою компанию к системе электронных государственных услуг;

Контактные данные уполномоченного сотрудника; Дата подписания заявления; Подпись руководителя организации.

На какой срок заключается договор на электронный документооборот? Срок действия договора на обмен электронными передачами документов между компаниями зависит от того, как часто происходят такие передачи. Если они происходят редко, то договор можно заключить на непродолжительный период.

Когда же электронный обмен бумагами происходит постоянно, то срок договора будет длительным. Обычно его заключают на 5 лет. Может ли сотрудник отказаться от получения электронных документов?

Сотрудник компании может отказаться получать электронные документы от другой компании. Закон не обязывает подписывать карточки в электронном виде. Но, тем не менее, если работник отказывается подписывать документ, то его необходимо отправить сотруднику по почте с уведомлением о вручении. Уведомление должно быть заверено подписью и печатью организации, отправившей его.

Отправлять следует заказным письмом с описью вложения.

Опись заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр описи остается у вас, второй направляется работнику. В описи нужно указать:

Дату отправки уведомления; Номер письма; Сведения об отправителе (ФИО работника, его должность). После получения работником уведомления, он должен в течение 30 дней прийти в компанию и подписать карточку, либо направить своего уполномоченного человека, который подпишет за него.

Если после этого срока он не придет и не подпишет документ, то карточка считается подписанной, а сотрудник — уклонившимся от получения документов.