Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Регистрация и срок хранения приказов на командировку Приказ – это документ, который имеет юридическую силу. Он оформляется при наличии определенных обстоятельств.

В отдельных случаях сотрудники организаций, имеющие доступ к государственной тайне, могут быть привлечены к ответственности за его нарушение. В приказе отражаются условия поездки, сроки, а также порядок выплат работнику суточных. По каждому факту командировки в организацию делается приказ о направлении работника в командировку За сколько дней до командировки нужно подписать приказ?

Обычно со дня выхода работника на работу.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Это обусловлено тем, что в этот день он должен представить работодателю билеты и иные документы, подтверждающие сам факт командировки. Но если командированное лицо решило изменить свое решение и отменить поездку, то работодатель должен в таком случае получить от него письменное согласие с указанием причины отмены командировки, после чего уже издается новый приказ. Кроме того, в данном документе должен быть отражен перечень документов, которые работник обязан предъявить по прибытии домой (билеты, путевка и т.д.).

Составляем приказ о командировке или отмене командировки? Как оформлять? Для оформления командировки сотруднику кадровой службы необходимы следующие документы: приказ о направлении сотрудника в командировку;

командировочное удостоверение; служебная записка сотрудника, направляемого в командировку. Приказ можно составить в произвольной форме. Главное – отразить в нем такие условия:

Цель поездки; Срок командировки; Кто оплачивает расходы работника;

Основание для составления приказа. Образец заполнения приказа При составлении приказа необходимо учитывать следующее: В строке «Цель командировки» указываются конкретные цели, которые поставил перед собой командированный сотрудник.

Например: «изучить рынок сбыта продукции нашей фирмы»; «проведать родственников». Время командировки указывается в календарных днях (с какого числа по какое число). Если работник должен вернуться раньше указанного в приказе срока, то в строке «Срок командировки» указывается количество календарных дней, на которое работник досрочно покидает место работы (например, с 26 по 28 февраля).

В случае, если сотрудник должен вернуться из командировки позже, чем указан в приказе, в этой же строке проставляется «минус» (например, 15 мая). Для подтверждения расходов работник предоставляет работодателю авансовый отчет. Этот отчет должен быть оформлен по форме, принятой в организации.

Срок его предоставления – не позднее трех дней по возвращении сотрудника из командировки. Если указанный срок истек, то расходы, произведенные работником, работодатель не компенсирует. Следует отметить, что дата прибытия в пункт назначения и дата выбытия из него – это разные даты.

Чтобы определить срок, в который работник должен выехать из места командирования, можно воспользоваться локальным нормативным актом (внутренними правилами), в котором указывается, как рассчитывается время командировки в календарном порядке. За нарушение порядка направления работника в командировку или порядка и сроков предоставления отчету о ней работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Об этом сказано в п. 1 ст. 12 ФЗ N 294-ФЗ. Кроме того, за нарушение срока оформления документов, связанных с направлением работника в служебную командировку, также полагается штраф.

Размер штрафа для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., а для должностного лица – от 1000 до 5000 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ). Документы для служебного задания (образец) Служебное задание Бланк служебного задания для направления в командировку

Сдать все документы, связанные с командировками, следует в течение трех дней после возвращения работника. Работник вправе не подтверждать расходы, если он не получал наличные деньги под отчет, не отчитался по авансовому отчету сотрудника, который сдавал деньги, не сдал документы на командировку.

В последнем случае у вас не будет возможности доказать расходы работника или удержать из его заработной платы суммы подотчетных средств (п. 11 Порядка). Образец служебного задания Служебное поручение для направления сотрудников в командировку в Word Скачать образец в формате PDF

Служебное обязательство для направления сотрудника в командировку: образец

Бланк командировочного обязательства Сдавать авансовый отчет о расходовании денег не нужно, если сотрудник представил оправдательные документы в срок, установленный в абз. 1 п. 6.3 Указаний.

Однако при этом у бухгалтера останется возможность доказать в суде факт выдачи подотчетных сумм. Пример Неподтвержденные расходы и неудержание подотчетной суммы

С 01.01.2019 порядок выдачи подотчетных денег претерпел некоторые изменения. Если сотрудник не отчитался за выданные ему в 2017 году авансы, работодателю можно не удерживать из его зарплаты выданные авансом суммы (абз. 2 п. 4.4 Положения No 373-П). При этом на руководителя организации лежит обязанность контролировать сроки и правильность оформления подотчетных документов (п. 13 Порядка).

Это значит, что в случае, когда сотрудник, не отчитавшись за выданные в прошлом году суммы, снова получает их на командировочные нужды, работодатель должен удержать деньги из доходов работника. В том случае, если у него нет возможности подтвердить расходы, удерживать эти суммы не нужно. К такому выводу пришел суд (постановление АС Центрального округа от 05.03.18 No А54-5942/2017). Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2018/2/13557

Как правильно списать подотчетные, если не отчитались — Бухгалтерский учет

Подведем итоги Рассмотрим несколько ситуаций, связанных с вопросами возврата подотчетных средств. Ситуация 1. Сотрудник представил документы, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм, авансовый отчет не представлен, деньги не вернулись. Что делать?

1. Принять к учету расходы, связанные с выдачей денег под отчет, по документам, выданным сотруднику. 2. После истечения срока выдачи аванса и непредставления сотрудником авансовых отчетов возвратить деньги в кассу организации с учетом НДС, полученного в составе авансового отчета. 3. Удержать из зарплаты сотрудника невозвращенный остаток аванса.

4. Уплатить с удержанного остатка НДФЛ и страховые взносы в общем порядке.