Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ и канцтоваров. Да, мы так делаем, но всегда есть риск, что работник может потратить эти средства на покупку чего-то не того.Так как у водителя может быть несколько карт, то если он решит снять деньги, он их снимет.

И потом, когда возникнет спор с работником, который докажет, что деньги потратили на другое, то работодатель будет доказывать, что он не знал о наличии карт. А это не так. Поэтому, если у кого-то возникают такие нюансы, то лучше все-таки проводить все через кассу. Для экономии денег и времени.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1124-razreshenno-vydavat-dengi-pod-otchet-na-zarplatnuyu-kartu-rabotnika-dlya-pokupki-gsm-i-kanskih-cvetyaschek

Разрешено выдавать деньги под отчёт на «зарплатную» карту работника для покупки ГСМ

Как правильно выдать под отчет наличные денежные средства? Заверяет подписи бухгалтер или руководитель кадровой службы, а также директор и главный бухгалтер. Если один сотрудник, то проставляют только его подпись. Документ заверяется подписями директора и главного бухгалтера или лицом, которое обладает такими полномочиями.

Приказ о выдаче денег под отчет (образец) Если сотрудников несколько, то они ставят свои подписи, кто в первую очередь распоряжается финансами. Подписывает бухгалтер или другое ответственное лицо. Когда компания большая и много работников, можно один экземпляр приказа передать в кадровый отдел, чтобы его там завизировали.

На другом экземпляре нужно сделать пометку «Выбыл», поставить дату и подпись сотрудника.

Для того чтобы подотчетные деньги не были растрачены не по назначению, необходимо четко зафиксировать их выдачу. Как выдавать деньги под отчет Руководитель может оформить разрешение на выдачу денег из кассы.

Удостоверится, что деньги необходимы для определенной цели (предполагается, что у бухгалтера есть в наличии все подтверждающие документы). Оформляем приказ о выдаче денежных средств под отчет. При этом следует учитывать некоторые особенности, которые следует обозначить в документе: В строке «Сумма» укажите сумму в рублях, цифрами и прописью;

По строке «Примечание» сделайте пометку, если необходима выплата через кассу;

Подпись руководителя и главбуха; Также необходимо прописать срок, на который выдаются денежные средства Выдача подотчетных средств — на что обратить внимание

Чтобы избежать неприятностей, лучше составить приказ о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту . Для этого вам потребуется предоставить в бухгалтерию заявление работника с просьбой перечислять деньги с его банковского счета на карту. Не забудьте заверить заявление сотрудника личной подписью.

После этого директор оформляет приказ о перечислении денежных средств на банковскую карту работника.

Внимание! Заявление работника может быть оформлено в произвольной форме. На заявлении также должна стоять его подпись, только после этого разрешается перечислять денежные средства на счет сотрудника. Если работник не предоставил заявление, то организация вправе не платить ему денежные средства, полученные под отчет, а также удержать из заработной платы.

Важно, чтобы сотрудник был согласен на это и понимал законность удержания.

В противном случае, взыскать с фирмы эти деньги нельзя. Сотрудник не представил заявление, аванс не был отражен в бухгалтерском учете как подотчетные средства, значит, удержать их у него нельзя. Поэтому фирма должна оформить приказ о зачете денежных средств, выданных на подотчет. С оформлением такого приказа необходимо быть максимально осторожным, поскольку налоговый инспектор может оштрафовать за него организацию.

Когда запросите сведения о банковской карте сотрудника, проверьте правильность указания реквизитов. Лучше поручить это сделать бухгалтеру, который, учитывая данные работника, оформит платежные поручения на перечисление денег на карту или выдаст деньги работнику под расписку. Аванс в счет зарплаты Работодатель выдает сотрудникам аванс в счет заработной платы за первую половину месяца.

Таким образом, денежные средства выдаются авансом. Как правильно выдать аванс сотрудникам? В ст. 136 ТК РФ сказано, что заработная плата выдается: непосредственно в месте выполнения работы;

или перечисляется на банковскую карту сотрудника. А в пункте 1 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что факт выдачи заработной платы подтверждается платежной ведомостью по форме No Т-53а, которая составляется в одном экземпляре и выдается работнику. Выдавать заработную плату наличными деньгами организация не вправе (ст. 136 ТК).

Однако закон не запрещает выдавать денежные средства через кассу организации, если для этого есть основания. Подробнее об этом читайте здесь. При выдаче аванса следует учитывать следующие нюансы. Если сотрудник еще не отработал вторую половину месяца, выдавать деньги нужно авансом за этот месяц, а не вообще за весь.

В противном случае НДФЛ будет начисляться на всю сумму. Кроме того, аванс считается зарплатой. И НДФЛ по нему следует удерживать с момента выдачи.

Если же он выдан за часть месяца, то НДФЛ нужно удержать с суммы после удержания налога с зарплаты работника. Аванс — это первая выплата заработной платы сотруднику за первые полмесяца. Поэтому, пока работник не отработает аванс, НДФЛ удерживать не нужно. Начисление зарплаты за первую половину отработанного месяца осуществляется так же, как и начисление аванса.

То есть, исходя из фактически отработанного времени и тарифной ставки. А вот удержание налога уже производится по правилам ст. 223 НК. Как в бухгалтерском учете отражается выдача аванса: Дебет 70 Кредит 50 — выдано под отчет подотчетному лицу на выдачу наличных денег из кассы;

На сумму выданного аванса начислен НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ): Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — удержан НДФЛ; В зависимости от выбранного варианта расчетов с подотчетными лицами бухгалтеру компании необходимо оформить соответствующие бухгалтерские документы. Выдача подотчетных сумм может производиться одним из трех способов: 1) наличные; 2) перечисление на карту; 3) через кассу организации с использованием приходно-расходного кассового ордера.