Ликвидация фирм Регистрация ООО Получение выписки из ЕГРЮЛ Контакты
Главная / Справочная информация / Статьи / Услуги для офиса / Популярные системы электронного документооборота на российском рынке

Популярные системы электронного документооборота на российском рынке

 

В конце ХХ века во всем мире началось внедрение EDMS (Electronic Document Management Systems), как и следовало предполагать – этот процесс затронул и Россию. В нашей стране он получил название - "электронный документооборот" и начал постепенно внедряться в разнообразные отрасли промышленности, поскольку уже на рубеже ХХ-го и ХХІ-го века была актуальна оптимизация процесса делопроизводства. Что же стало причиной такого внедрения? Скорее всего то, что требования, необходимые для правильной организации работы с документами, зачастую не выполняются отдельными уполномоченными лицами из числа персонала, что всецело отвечает нашему менталитету. Часто возникают проблемы с поиском нужного документа, когда сложно вспомнить, где он находиться, либо же в случае утери оригиналов и долгом их восстановление, или же при возникновении трудностей при использовании курьерских услуг. Документооборот должен быть непрерывным процессом, поскольку от его отлаженности напрямую зависит работа любой организации. В связи с возможными факторами торможения эффективной работы компаний, документооборот и был автоматизирован, чем и были избавлен от ряда возможных недостатков.

Если Вам надоели горы макулатуры в вашем офисе, советуем поскорей сдать ее - вырученных средств как раз должно хватить на автоматизацию процесса делопроизводства, ну или хотя бы на какую-то его часть. Для тех, кто все-таки прислушался к нашему совету далее, мы рассмотрим подробнее, какие актуальные предложения в этой области есть на российском рынке. Как и в любой другой отрасли, в разработке систем по автоматизации документооборота, существует немалая конкуренция, поэтому, ниже, речь пойдет только о лидерах этого рынка.

На наш взгляд лидерами являются такие компании-разработчики СЭД, как DocsVision, Cognitive Technologies и UpScale Soft (ГК «ОПТИМА»), программные продукты которых: DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот и Optima-Workflow соответственно, с точки зрения минимума затрат на внедрение, функциональности, многозадачности стоят на голову выше своих конкурентов. В спектр решаемых задач входят: регистрация документов, ведение регистрационных карточек, ведение номенклатурных дел, сканирование, распознавание документов. Эти программные продукты позволяют отображать связанные документы и прикрепленные к ним файлы, выполнять работу со словарями и справочниками, отображать сроки поручений, осуществлять: поиск по риквизитам, поиск по виду РК документа, полнотекстовый поиск, поиск с учетом морфологии; cписание документа в архив, ведение архивов электронных документов, маршрутизация с помощью технологии workflow, производить генерацию отчетов, а также устанавливать разграничение прав доступа. Иногда некоторые из указанных задач решаются дополнительными опциональными приложениями.

Также следует обратить внимание на услуги предоставляемые разработчиками. Ведь, преобретя СЭД не каждый сможет разобраться самостоятельно, как в ней работать, а тем более грамотно настроить ее под свои задачи. В таком случае просто необходимо, чтоб разработчики предоставляли обучение и техническую поддержку. Немаловажно и то, чтобы расходы на приобретение необходимого оборудования, а также дополнительного ПО были минимальными. Не секрет, что затраты, необходимые для внедрения СЭД суммируются из стоимости лицензии СЭД, затрат на: приобретения базы данных, дополнительного программного обеспечения, услуги по внедрению и обучению. В выше указанных системах электронного документооборота такие затраты колеблются от 1000$ до 4000$, что в разы меньше чем у конкурентов. А ЕВФРАТ-Документооборот вообще не требует затрат на приобретение СУБД/платформы, так как имеет свою встроенную базу данных НИКА, что значительно сокращает дополнительные расходы. Затраты на услуги по внедрению могут тоже обойти тех, кто приобрел системы электронного документооборота DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот, так как их можно адаптировать своими силами под нужды своей организации.

Одними из самых важных характеристик систем электронного документооборота являются производительность, надежность и, конечно же, обеспечение безопасности. Как Вы уже догадались, что все эти характеристики достойным образом реализованы в системах ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow и DocsVision. В этих системах присутствуют такие возможности, как: авторизация пользователей (с запросом паролей), шифрование документов, резервное копирование баз данных (время, в которое будет производиться копирование, тоже устанавливается), ведение протокола событий и конечно поддержка ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Весь функционал систем электронного документооборота, о котором говорилось выше и умеренная стоимость внедрения и делают, рассмотренные ранее продукты, популярными на российском рынке. Так, например, у системы ЕВФРАТ-Документооборот уже было более 1000 внедрений. Системы Optima-Workflow и DocsVision хоть и не могут похвастаться таким количеством внедрений, но право называться популярными тоже заслужили, так как темпами внедрения приблизились к бесспорному лидеру, по отдельным критериям уровень системы ЕВФРАТ ими уже достигнут.